Преимущества электронного кадрового документооборота

Электронный кадровый документооборот открывает множество новых возможностей для предпринимателей России: прежде всего, речь идет об ускорении передачи документов в бухгалтерию, особенно в условиях пандемии коронавируса, когда многие компании полностью или частично перешли на удаленную работу. Кроме того, компании смогут сэкономить бюджет посредством разгрузки кадровых специалистов. 

В случае возникновения споров трудового характера, кадровикам будет гораздо проще доказать факт передачи документа, а массовая рассылка кадровых документов сэкономит не мало времени HR-специалистов. Следует также отметить, что электронный документооборот положительно сказывается на репутации руководителя и организации на рынке труда: вероятность получить штрафные санкции снижается, ровным счетом так же, как и репутационные риски.

Уже сейчас в России многие компании предпочитают отправлять электронные кадровые документы (насчитывается более 80 видов). Тем не менее, некоторые документы пока обязательно должны содержаться в бумажном формате, например - Трудовой договор. В то же время, локальные документы, заявления, приказы, график отпусков и другие, могут быть оформлены исключительно в электронном виде, либо иметь бумажный дубликат. Некоторые организации по-прежнему остаются консервативными, и предпочитают вести исключительно классический бумажный документооборот.

Для того, чтобы электронные документы имели юридическую силу, они должны быть подписаны электронной подписью. Существует 3 разновидности электронной подписи, и для ведения дел компании предпочтение чаще всего отдают УКЭП - усиленной квалифицированной электронной подписи, которая приравнивается к личной. С юридической точки зрения, оспорить подлинность усиленной ЭП невозможно.

Усиленная ЭП может быть стационарной и мобильной. Стационарная представляет собой флеш-накопитель, а мобильная - приложение на смартфоне, где авторизация привязана к телефонному номеру. УКЭП позволяет сдавать отчетность, подписывать и отправлять документы в любую точку мира, не покидая офис или квартиру.